Collaboration im Unternehmen einfach und sicher gestalten

„… so lass deine linke Hand nicht wissen, was die rechte tut.“ Mit diesen Worten lässt sich viel zu oft die Arbeit im Team beschreiben, sei es in Unternehmen mit einzelnen Abteilungen oder im Privaten. Die gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit, auch Collaboration genannt, setzt dem ein Ende!

Was ist Collaboration?

Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von mehreren Personen oder auch Gruppen an einem gemeinsamen Projekt. Diese Zusammenarbeit in der Gruppe kann auch räumlich getrennt sein. Ein Bereich der Collaboration ist die Social Collaboration. Die Social Collaboration bezeichnet die vernetzte digitale Zusammenarbeit mithilfe des Internets und der Nutzung von sozialen Plattformen oder anderen Kommunikationskanälen.

Social Collaboration meets Cloud Computing

Collaboration ist nicht nur das Arbeiten der Zukunft, sondern in vielen Branchen bereits heute Realität. Sicher erinnern Sie sich noch an die Zeiten, in denen Sie mit den Kollegen verschiedene Versionen derselben Datei hin- und herschicken mussten?  Nur damit auf allen Rechnern am Ende auch die gleiche Datei abliegt. Gerade bei komplexen Dateien und nahenden Deadlines waren Fehler und Datenverluste fast unausweichlich, was zusätzliche Kosten für das Unternehmen und ineffizientes Arbeiten zur Folge hatte.

Social Collaboration ist ein zentraler Bestandteil von Cloud Computing. Mit der Nutzung von Cloud Services hat sich der Datenaustausch deutlich vereinfacht, denn:

• Es existiert nur noch eine Originaldatei, die in der Cloud gespeichert wird und auf die Sie mit Ihren Kollegen von unterschiedlichen Geräten (Rechner, App auf dem Smartphone) zugreifen können
• Verschiedene Teams arbeiten mit einem Tool zusammen an einer gemeinsamen Datenbasis
• Diese zentrale Datenspeicherung– über das gesamte Unternehmen hinweg – und die kontinuierliche Datensynchronisation sind der entscheidende Vorteil dieser Art des Zusammenwirkens

Das kollaborative Arbeiten und damit verbundene Unified Communications Lösungen können natürlich nur funktionieren, wenn Sie zu jedem Zeitpunkt auf die aktuellste Version der Datei in der Cloud zugreifen können. Hier kommt die Datensynchronisation in Echtzeit ins Spiel.

Überall und jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version

Jeder Nutzer hat aktuelle Daten zur Verfügung und es gibt keine Versionierung, die zu Missverständnissen führt. Zudem ist es möglich zu sehen, wer gerade an welchem Projekt oder an welcher Datei arbeitet. Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert und sind damit sicher.

Mitarbeiter können, sofern sie die Rechte dafür verfügen, an den Dokumenten weiterarbeiten, ohne sich auf dem Arbeitsplatz des Kollegen einzuloggen. Das spart Zeit und verhindert Arbeitsunterbrechungen, zum Beispiel durch Urlaub oder Krankheit. Ebenso schließt das Rechtemanagement beim Filesharing den Zugriff durch Unbefugte oder Mitarbeitergruppen aus, deren Status dafür nicht genügend ist.

Datenaustausch und Datensicherheit mit Collaboration Software

Durch die Vorteile von Collaboration Software wie TeamDrive ist bei der Online-Zusammenarbeit möglich, was bei der Arbeit ohne Cloud Services schier undenkbar war:

• Benutzergruppenwerden gezielt angelegt und geben so eine logische Struktur bei der Collaboration im Business vor.
• Nur Mitarbeiter mit den passenden Rechten können an sensiblen Daten arbeiten. Das ist bereits ein erster
• Er schützt gleichzeitig auch Unternehmensgeheimnisse und sorgt im Fall der Fälle sogar dafür, dass sich die Quelle des Datenlecks schnell aufspüren lässt.
• Die zentral gespeicherten Daten werden durch die kontinuierliche Datensynchronisation auf dem neuesten Stand gehalten und gesichert.
• Das macht aus einer Collaborations Software wie TeamDrive gleichzeitig auch eine Backup Lösung und schützt somit das Unternehmen vor Daten- und Wissensverlust. Sollte ein Firmenrechner einmal verloren gehen, ist es sogar möglich, die Daten aus der Ferne zu löschen.
• Es wird verhindert, dass ein Dokument gleichzeitig und womöglich unterschiedlich bearbeitet wird. Eine Popup Nachricht informiert sofort bei Konflikten und schließt Missverständnisse aus.

Wie sieht Social Collaboration technisch aus?

Rein technisch betrachtet handelt es sich bei TeamDrive um eine Server-Client-Lösung. Das heißt,  ein Server stellt die Daten für verschiedene Clients zur Verfügung. Dabei kann der Server direkt im Unternehmen oder durch TeamDrive gehostet werden. Es ist also sichergestellt, dass das Unternehmen immer auf seine Daten zugreifen kann und volle Kontrolle behält.

Wichtigster Bestandteil der Kommunikation zwischen Server und Client ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Daten werden immer und ausschließlich durch 256 Bit AES verschlüsselt und auch auf dem Server abgelegt. Selbst im schlimmsten Fall eines Cyberangriffes auf die TeamDrive Server gibt es keine Klardaten, sondern nur verschlüsselte und damit für den Angreifer unbrauchbare Daten.

Die Clients gibt es für eine breite Palette an Endgeräten. Mitarbeiter arbeiten also mit ihren gewohnten und geliebten Geräten weiter und ein Umlernen auf spezielle Software oder Systemumgebungen entfällt. Das sorgt für eine einfache und komplikationsfreie Implementierung von TeamDrive in das bereits bestehende Firmennetzwerk.

Kollaboratives Arbeiten dank Datensynchronisation in Echtzeit auf beliebig vielen Geräten

Mit Collaboration Software als Cloud Services teilen Sie ganz selbstverständlich Daten über Standorte, Personen und Endgeräte hinweg. Maßgebliche Bedingung für erfolgreiches kollaboratives Arbeiten ist die schnelle, effiziente Datensynchronisation in Echtzeit:

• Mit TeamDrive können Sie sowohl bestehende Dateien oder Ordner teilen als auch neue gemeinsame Ordner
• Die Anzahl der geteilten Daten ist dabei genauso wenig begrenzt, wie die Anzahl an synchronisierten Geräten.
• Sobald Sie einen Ordner in TeamDrive schieben, beginnt automatisch die Datensynchronisation zwischen allen Geräten, auf denen Sie TeamDrive installiert haben – sogar während Sie offline Auch Veränderungen an einer Datei werden automatisch abgeglichen.
• So können Sie jederzeit schnell und unproblematisch von einem Gerät auf das andere wechseln.

Durch die automatische Komprimierung der Datei vor der Synchronisierung läuft dieser Prozess sogar noch schneller ab. Auf dem Weg zum Kundentermin noch schnell eine Änderung an einer Präsentation durchzuführen oder im Home-Office weiterzuarbeiten wird damit zum Kinderspiel.

Und falls dabei einmal ein kleiner Fehler passiert: Mit der umfangreichen Versions- und Aktivitätshistorie (Audit Trail) können alle Bearbeiter der Datei überprüfen, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat – und diese bei Bedarf leicht wieder rückgängig machen. So können Sie zum Beispiel auch frühere Dateiversionen ohne großen Aufwand wiederherstellen.

Was ist mit der E-Mail als klassischer Kommunikationsweg?

Die E-Mail ist die schlechteste Form der Collaboration im Team. Stellen Sie sich vor, sie versenden eine Datei an 10 Personen, die jeweils Änderungen oder Kommentare abgeben. Dies endet im besten Fall in vielen Stunden manueller Arbeit zum Zusammenführen und ansonsten im Chaos. Niemand weiß über den jeweiligen Stand des Projektes Bescheid.

Auch hier sind die virtuellen Datenräume von TeamDrive eine einfache und perfekt geordnete Alternative. Der Audit Trail in TeamDrive verschafft jedem Teammitglied obendrein einen strukturierten Überblick zu allen Änderungen und zum letzten Stand einer Datei.