GoBD-konforme Aufbewahrung von Daten
Viele Unternehmen archivieren ihre Dokumente und Unterlagen bereits elektronisch. Doch für die digitale Speicherung von Daten existieren gesetzliche Anforderungen. Viele dieser Anforderungen sind formuliert in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD.
Außerdem haben wir für Sie ein Whitepaper im PDF-Format zusammengestellt, in welchem wir für Sie die wichtigsten Informationen rund um die GoBD zusammengefasst haben.
TeamDrive sorgt dafür, dass Ihre Dateien/Daten immer rechtssicher, sprich: GoBD-konform aufbewahrt werden.
Aktivitäten-Log (Audit Trail)
Vor allem bei digitaler Zusammenarbeit mehrerer Personen kommt der Nachvollziehbarkeit der Datenströme und Datenveränderungen eine wichtige Bedeutung zu.
Es ist oft hilfreich und wichtig zu wissen, wer wann Änderungen an welchen Dateien vorgenommen hat. Diese Nachvollziehbarkeit wird gewährleistet durch einen standardmäßig in TeamDrive integrierten Aktivitäten-Log – auch Audit Trail genannt.
In diesem Log werden nicht nur Änderungen an Dokumenten und Daten erfasst, sondern auch Zeitpunkt der Änderung, Identität, Benutzerrolle und Zugriffsrechte des zugreifenden Anwenders. Darüber hinaus auch dessen Verhalten (Trail), sowie das Gerät, mithilfe dessen zugegriffen wurde.
Durch Audit Trail werden rechtliche Dokumentationspflichten in Prozessabläufen erfüllt. Wichtig ist das z.B. für die Qualitätssicherung, für die Prüfung und Sicherung von Beweisen.
Für die berufliche Arbeit von Geheimnisträgern ist die unveränderbare Aufzeichnung von digitalen Aktivitäten an schützenswerten Daten nach GoDB sogar zwingend vorgeschrieben.
Durch Audit Trail können Vorgänge bei Prüfungen durch externe Prüforgane wie bspw. Behörden revisionssicher nachgewiesen werden.
Aufbewahrungsfristen
Außerdem schreiben u.a. die GoBD Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente vor.
Mit TeamDrive können Sie die Anforderungen der DSGVO nach automatischem Löschen gewährleisten und alle Anforderungen der Finanzbehörden nach unveränderbarer Archivierung und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge erfüllen.
Für alle Dokumente, die Sie über TeamDrive nutzen, können Sie wahlweise eine Löschung oder Archivierung festlegen.
Sie können für einzelne Dokumente oder ganze Daten-Ordner (TeamDrive-Spaces) festlegen, wie lange diese Datei bzw. Dateien in diesem Ordner archiviert werden bzw. wann sie gelöscht werden sollen. Dabei ist der Zeitraum der Archivierung beliebig einstellbar, von wenigen Tagen bis zu 10 Jahren und mehr.
Sind Aufbewahrungsfristen erreicht, können Sie sich von TeamDrive entweder über das Erreichen des Fristendes benachrichtigen lassen, oder aber TeamDrive die Daten selbständig und ohne weitere Rückmeldung löschen lassen.
Unveränderbare Archivierung
Eine Forderung nach GoBD ist die nachvollziehbare und unveränderbare Archivierung von elektronischen Daten.
Mit TeamDrive können Sie Ihre Daten und Belege problemlos revisionssicher und GoBD-konform verwalten und archivieren – und damit auch eine manuelle Verfahrensdokumentation ersetzen.
Denn TeamDrive legt bei jedweder Änderung an einer vorhandenen Datei eine neue Version dieser Datei an. Diese Datei-Versionen sind unlöschbar, inhaltlich unveränderbar und können rückwirkend leicht einer Prüfung durch Finanzbehörden etc. unterzogen werden.